Secondo la Forrester Research (compagnia indipendente di ricerca sul mercato e tecnologia), per le aziende con più di quindicimila utenti, sarebbe molto più economico utilizzare un sistema di posta web-based, piuttosto che uno tradizionale.
Però, precisano gli analisti, sono da tenere in conto anche i rischi che si corrono ad utilizzare un sistema di posta online e sarebbe quindi meglio, al momento, provare un sistema ibrido.
La ricerca in questione è stata effettuata analizzando i bilanci di 53 aziende, Europee e del Nord America. Ognuna delle quali, secondo la Forrester, perderebbe ben 25 dollari al mese nella gestione di una casella di posta professionale (per quanto riguarda l’hardware, la manodopera e la manutenzione). Utilizzando un sistema web-based, come ad esempio Microsoft Exchange Online, i costi si abbasserebbero a 20 dollari al mese. Ancor meglio, grazie a Gmail, il risparmio sarebbe garantito, facendo spendere all’ipotetica azienda, solamente 9 dollari al mese.
Le aziende non possono rendersi conto degli effettivi costi dei loro sistemi di messaggistica, poichè è complicato comprendere quali siano le voci coinvolte. Tutto il contrario, invece, sarebbe per i sistemi web-based: l’azienda sarebbe al corrente delle spese perchè pagherebbe il fornitore una cifra precisa per ogni casella, comprensiva di tutte le spese.
Proprio per questo, la Forrester Research crede fortemente che nel futuro ci sarà un vero e proprio boom delle caselle di posta web-based.
Tutto questo sembrerebbe ottimo, ma non tutte le aziende sembrano pronte al grande passo. Ted Schadler, un analista della Forrester Research, dice che il 56% delle aziende, ad oggi, prevede di utilizzare sistemi ibridi, mantenendo i server di gestione della posta elettronica sotto il loro completo controllo mentre, il sistema di archiviazione, sarebbe appaltato a ditte esterne. Schadler, infine, consiglia alle aziende di evolvere i propri sistemi di messaggistica per non farli gravare sui sistemi di gestione e permettere quindi, l’implementazione di software sociali.