Avete mai sentito parlare di cloud storage? Sono servizi online che permettono di conservare i propri dati personali che siano immagini, foto, video o altro, direttamente online tramite una sorta di hard disk virtuale.

Quest’oggi vogliamo parlarvi di Dropbox, uno dei cloud storage più utilizzati, il quale vi permette di conservare i vostri dati personali in uno spazio Web gratuito, sincronizzandolo automaticamente con tutti i dispositivi.

Dropbox è accessibile via browser web su Windows, Mac OS X e Linux oltre che su smartphone e tablet Android e sistemi iOS quali iPhone, iPad e iPod. Come utilizzare Dropbox? Presto detto! Nella guida che segue vi riporteremo tutto quello che c’è da sapere a riguardo.

Prima di continuare, avete già dato uno sguardo alla nostra Guida Completa a WeTransfer?

Dropbox quanto costa?

Prima di partire con la registrazione gratuita a Dropbox, vogliamo fare il punto della situazione sui prezzi che vengono richiesti all’utente, nel caso in cui vogliate ampliare il vostro spazio online.

• Dropbox Basic – 2 GB, gratis.
• Dropbox Pro – 1 TB, 8,25 euro/mese.
• Dropbox Business – a partire da 10 euro utente/mese per 2TB di storage.

Con il piano standard avrete a disposizione 2GB per conservare i vostri dati, pagando una quota mensile potrete ampliarlo per conservare una quantità maggiore di dati.  Per ulteriori informazioni vi invitiamo a consultare la pagina web ufficiale che potete raggiungere cliccando qui.

Come iscriversi a Dropbox

Ora che conosce i prezzi vediamo come registrarsi gratis a Dropbox. Prima di tutto dovrete cliccare qui per raggiungere il sito web ufficiale, quindi indicate nome, cognome, indirizzo di posta elettronica e password, infine spuntate la voce Accetto i termini di Dropbox e cliccate sul bottone Registrati gratuitamente.

In alternativa, se possedete un account Google, potete cliccare su Iscriviti gratuitamente con Google, dopo di che cliccando su Download gratuito potete scaricare il client sul vostro computer.

Come utilizzare Dropbox sul computer

Una volta che vi siete registrati a Dropbox, potete scaricare il client gratuito per utilizzarlo su PC. Quindi, al termine del download, cliccate sull’eseguibile e seguite la procedura guidata. che vi riportiamo di seguito:

• Cliccate su Apri il mio Dropbox
• Cliccate su Guida introduttiva
• Cliccate su Avanti per 3 volte e poi su Termina

Installato Dropbox GRATIS su PC potete utilizzarlo fin da subito per il caricamento e condivisione dei vostri dati personali.

Come condividere file su Dropbox

Se avete salvato sul vostro spazio gratuito Dropbox immagini, video o altro e volete condividerli, non dovrete far altro che cliccare su Copia link Dropbox dal menù che compare, cliccando con il tasto destro sul file che volete condividere.

Se volete condividere le cartelle la procedura è la stessa, cliccate sulla cartella e poi scegliete dal menù a tendina la voce Condividi, quindi digitate l’indirizzo email della persona con la quale volete condividere la cartella.  

La prima volta vi verrà richiesta la verifica dell’indirizzo email, quindi cliccate su Reinvia email e poi su Verifica il tuo indirizzo email, presente nel messaggio che avete ricevuto da Dropbox.

Come caricare automaticamente le foto su Dropbox

Dropbox offre una funzione molto interessante, la quale permette di caricare automaticamente le foto sul vostro spazio online, prelevandole naturalmente dal PC o dispositivi associati. Per abilitare questa funzione non dovrete far altro che cliccare su Preferenze e poi su Importa, infine cliccate su Condividi degli screenshoot utilizzando Dropbox. 

In qualsiasi momento potete escludere un percorso dalla sincronizzazione, vi basterà cliccare sull’icona di Dropbox (localizzata accanto all’orologio di sistema), quindi cliccate sulla ruota di ingranaggio e poi su Preferenze, infine su Account e poi su Sincronizzazione selettiva.

Ora non dovrete far altro che togliere la spunta a ciò che non volete sincronizzare e il gioco è fatto. Potete anche limitare la banda utilizzata da Dropbox, vi basterà cliccare sempre sull’icona di Dropbox e poi su Preferenze, infine su Banda o Rete, da qui potete indicare la banda in download e upload.

Come utilizzare Dropbox su smartphone e tablet

Dopo aver visto come utilizzare Dropbox su PC, vediamo come utilizzare Dropbox su smartphone e tablet Android o sistemi iOS quali iPhone, iPad e iPod. Prima di tutto dovrete scaricare l’apposita applicazione Android, iPhone o iPad, a seconda del dispositivo mobile che state utilizzando, quindi installarla.

Dopo averla lanciata dovrete effettuare il login con i vostri dati, infine tappando sull’icona di un file, potete sia visualizzarlo che scaricarlo nella memoria interna del dispositivo o condividerlo direttamente dall’applicazione.

Tramite l’app potete anche cancellare, rinominare, spostare o caricare nuovi file.

Come utilizzare Dropbox via Web

Concludiamo con come utilizzare Dropbox con il browser. Se non volete o potete scaricare il client o l’applicazione, potete sempre affidarvi alla versione Web, accessibile da qualsiasi PC e sistema operativo.

Vi basterà visitare il sito web ufficiale dropbox.com e loggarvi con i dati che avete utilizzato al momento della registrazione. A questo punto cliccate sul vostro nome per accedere al vostro spazio online, dove potete creare cartelle, condividere file e cartelle, caricare nuovi file e cartelle e cosi via dicendo.

Anche in questo caso cliccando con il tasto destro del mouse su un file o una cartella, potete svolgere svariate operazioni.

Sicurezza e Privacy

Dropbox adotta diverse misure per garantire la sicurezza e la privacy dei dati degli utenti:

• Crittografia dei Dati: I file memorizzati su Dropbox sono criptati sia in transito che a riposo. La crittografia in transito avviene tramite TLS (Transport Layer Security), mentre la crittografia a riposo utilizza AES (Advanced Encryption Standard) a 256 bit.
• Autenticazione a Due Fattori: Per una sicurezza aggiuntiva, Dropbox offre l’autenticazione a due fattori (2FA), che richiede un secondo metodo di verifica oltre alla password.
• Controllo degli Accessi: Gli utenti possono gestire le autorizzazioni sui file e le cartelle, decidendo chi può visualizzare, modificare o condividere i contenuti.
• Politiche di Privacy: Dropbox è conforme al GDPR per i clienti dell’Unione Europea e adotta pratiche per garantire la protezione dei dati personali. L’azienda pubblica regolarmente rapporti di conformità e audit per dimostrare l’aderenza agli standard di sicurezza.

Collaborazione in Tempo Reale

Dropbox facilita la collaborazione in tempo reale attraverso diverse funzionalità e integrazioni:

• Dropbox Paper: È uno strumento di collaborazione che permette agli utenti di creare e condividere documenti e note. Paper supporta la modifica simultanea, i commenti e le assegnazioni di attività, rendendo più facile lavorare in gruppo.
• Integrazione con Microsoft Office: Gli utenti possono aprire e modificare documenti di Word, Excel e PowerPoint direttamente da Dropbox, con le modifiche salvate automaticamente.
• Integrazione con Google Workspace: È possibile aprire e modificare file di Google Docs, Sheets e Slides direttamente da Dropbox, e le modifiche vengono sincronizzate in tempo reale.

Gestione delle Versioni

Dropbox offre strumenti per gestire e recuperare versioni precedenti dei file e per ripristinare file eliminati:

• Versioni Precedenti: Dropbox conserva le versioni precedenti dei file per un periodo di 30 giorni (o fino a 180 giorni per gli utenti di piani business). Gli utenti possono accedere alla cronologia delle versioni di un file e ripristinare una versione precedente se necessario.
• Ripristino dei File Eliminati: Se un file viene eliminato, può essere recuperato dal cestino di Dropbox. I file eliminati rimangono nel cestino per 30 giorni (o fino a 180 giorni per i piani business) prima di essere rimossi definitivamente.

Strumenti di Amministrazione

Per gli utenti business, Dropbox offre funzionalità avanzate di amministrazione per gestire e controllare le risorse aziendali:

• Controllo delle Autorizzazioni: Gli amministratori possono gestire le autorizzazioni degli utenti, controllare chi ha accesso a quali file e cartelle, e modificare le impostazioni di condivisione per garantire che solo le persone autorizzate possano accedere ai dati sensibili.
• Report di Attività: Gli strumenti di amministrazione permettono di generare report dettagliati sulle attività degli utenti, inclusi accessi, modifiche e condivisioni di file. Questo aiuta a monitorare e auditare l’uso di Dropbox all’interno dell’organizzazione.
• Gestione degli Utenti: Gli amministratori possono gestire gli utenti, assegnare licenze, e controllare l’accesso alle risorse aziendali attraverso una console di amministrazione centralizzata.